Административный секретарь
Зарплата | от 150 000 тг. |
от 150 000 тг. | |
Занятость | постоянная |
постоянная | |
Адрес | Атырауская область, г. Атырау, Атырауская область, г. Атырау |
Образование | техническое и профессиональное |
Опыт | 3 года стажа |
- Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений;
- Регистрация входящей и исходящей информации;
- Встреча и учет посетителей;
- Учет и хранение, передача документов в подразделения;
Знание языков:
- Английский / средний уровень
Личные качества:
- Пунктуальность;
- Самостоятельность и ответственность;
- Гибкость мышления;
График работы | полный рабочий день |
Стажировка: Не предполагается
• Постоянно сохранять конфиденциальность на самом высоком уровне в отношении политики, правил, приказов, распоряжений и любой другой официальной информации компании.
• Постоянно сохранять конфиденциальность в отношении всех сотрудников, личной информации и информации, связанной с компанией.
• Постоянно сохранять конфиденциальность при передаче информации через Интернет или по электронной почте.
• Координация всех местных вопросов и административных действий для обеспечения их своевременного решения во всей компании.
• Своевременная координация и ведение электронной переписки в соответствии с указаниями, чтобы обеспечить соблюдение сроков и графиков обслуживания клиентов/ сотрудников на самом высоком уровне.
• Управление и поддержание коммуникаций в офисе для всего персонала, клиентов и поставщиков.
• Помощь с кадровыми процессами: формы заказов на различные изменения, включая изменения в графике работы, в соответствии с трудовым законодательством, актами, постановлениями и инструкциями в соответствии с приказом руководства
• Помощь в адаптации новых сотрудников, подрядчиков и посетителей к текущим требованиям РК.
• Поддерживать систему регистрации таким образом, чтобы все обрабатываемые документы размещались в соответствующих файлах в порядке их актуализации. Следить за тем, чтобы файлы хранились в картотечных шкафах и доступ к ним был ограничен только уполномоченным персоналом.
• Организовывать предварительные и ежегодные медицинские осмотры сотрудников и поддерживать актуальность медицинской карты.
• Организовывать делопроизводство в офисе, прием входящих документов и управление исходящими документами
• Организовывать обеспечение офисными принадлежностями, расходными материалами и другими товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса.
• Контроль чистоты в офисе
• Организовывать корпоративные мероприятия, когда это необходимо
• Организовывать доставку документов курьерскими службами или водителем компании
• Организовывать трансфер сотрудников на такси
• Ежеквартально проводить инвентаризацию складских запасов в Атырау и составлять акты списания и счета-фактуры
• При необходимости искать поставщиков
• Передавать на утверждение руководству счета-фактуры, предоставление резервных копий счетов-фактур
• Заполнять, выдавать и принимать проездные документы (путевые листы), контролировать техосмотр транспортных средств, контролировать подачу топлива
• При необходимости оказывать поддержку координатору по производству.
• Взаимодействие с поставщиком услуг по вопросам технического обслуживания и ремонта офисной техники
• Проверка и мониторинг правильной работы офисной техники
• Ведение страницы компании в Instagram и работа над ее развитием
• Выполнение других обязанностей, соответствующих занимаемой должности, по указанию руководства.
• Участвовать во всех программах обеспечения безопасности компании и клиентов.
• Выполнять безопасную работу в соответствии с перечисленными ниже обязанностями в области HSEQ.