Секретарь офиса инженер

Обязанности:

Умение работать в программе автокад

Ведение документооборота: регистрация, учет, хранение.

Прием, отправка и оформление входящей и исходящей корреспонденции, регистрация документов при отправлении и получении (ведение электронного журнала), распределение сотрудникам офиса, работа с курьерскими службами;

Прием, распределение входящих звонков;

Регистрация, учет, хранение и оформление первичной документации (акты выполненных работ, счет-фактуры, счет на оплату, доверенности);

Ведение отчётности, заполнение необходимых актов, журналов и т.д.;

Ксерокопирование, сканирование, отправка документов;

Контроль и сдача отчетной документации бухгалтеру;

Ведение деловой переписки и переговоров.

Встреча, прием и необходимое обслуживание посетителей;

Своевременное жизнеобеспечение офиса (хоз.товары, канцтовары, вода, чай-кофе и прочее);

Поддержание порядка в офисе (контроль клининговой службы, обеспечение порядка и чистоты на кухне);

Взаимодействие с арендодателем и поставщиками услуг (телефония, мобильная связь, интернет, полиграфия и другие);

Контроль оплаты, получения бухгалтерских документов по затратам, связанных с содержанием офиса и сопутствующих услуг;

Выполнение поручений руководителей.

Необходимые навыки:

• Хорошие коммуникативные навыки, приветливость, доброжелательность, желание помочь.
• Ответственность, исполнительность, пунктуальность.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенное пользование ПК ,
• Уверенное пользование офисной оргтехникой - факс, сканер, копир, локальные и удаленные принтеры.

Ключевые навыки:

Делопроизводство

Документооборот

Грамотная речь

Деловая этика

Грамотность

Работа с документами

Аккуратность

Исполнительность