Офисный работник

Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса, осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, телефонов, копировальных машин, принтеров и другое) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).

- Составляет и отправляет сопроводительные письма.

- Отвечает за электронную почту Работодателя, контролирует в течение дня входящие и исходящие письма, знакомится с основами TMS, Connect, Legal portal в системе футбола.

- Организовывает работы с КФФ и ПФЛК, с другими субъектами футбола в рамках переписки.

- Своевременно отвечает на письма, осуществляет контроль за своевременностью ответов ответственными лицами по исполнению писем.

- Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.

- Обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами). Руководит работниками офиса (референтами, переводчиками, курьерами, водителями и другими), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень качества выполняемой ими работы, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

- Осуществляет работу по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка писем, уведомлений, извещений и т.д.).

- Вносит на рассмотрение руководителя Клуба предложения по улучшению работы офиса и Клуба в целом.

- Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.

- Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и другое, проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов, анализирует предложения, структуру цен, системы скидок, обеспечивает размещение заказа у поставщиков, заключает договоры).

- Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.

- Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей.

- Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

- Назначает работников, материально - ответственных за товарно-материальные ценности, переданные им для выполнения рабочих заданий, определяет схемы их передачи от одного материально-ответственного лица другому.

- Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, телефонов, диктофонов и другое), осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

- Организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

- Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).

- Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса, ведет деловую переписку. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.

- Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

- Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

- Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций. Контролирует исполнение приказов и распоряжений руководства.

- Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в том числе освещения, активирование систем охранной сигнализации, прочее).

Законы и другие нормативные правовые акты Республики Казахстан, регулирующие вопросы хозяйственно-финансовой деятельности и иные вопросы, касающиеся социально-бытового развития организации, устройство офиса и принципы его зонирования, принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса, методы стратегического и тактического планирования, принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий, принципы построения организационной структуры офиса и Клуба, сферу деятельности и виды ответственности работников офиса, установленной законами Республики Казахстан, мотивационные методы и мотивационные стратегии, основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства, основы программного обеспечения, особенности составления, разновидности и структуру текста документа, методы организации снабжения офиса, требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения, основы экономики и бухгалтерского учета, деловой этикет, техническое оснащение офиса, правила пользования оргтехникой, трудовое законодательство, трудовое законодательство РК, правила внутреннего трудового распорядка, производственной санитарии, требования пожарной безопасности.