Офис-менеджер

• Прием и распределение входящих звонков;
• Работа с архивом;
• Регистрация входящей и исходящей информации;
• Администрирование канцелярских и офисных принадлежностей;

• Казахский / продвинутый уровень
• Русский / продвинутый уровень

• Самостоятельность и ответственность;

Требования: 

Образование высшее или техническое и профессиональное, послесреднее (среднее специальное, среднее профессиональное) образование по соответствующей специальности (квалификации).

Стаж работы по специальности приветствуется (особенно в должности архивариус)

Обязанности:

1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководству и сотрудникам компании.
2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
3. По поручению руководства выполняет копировально-множительные работы, сканирование документов.
4. По поручению руководства готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании, печатает служебные материалы и ведет базу данных.
5. Ведет учёт корреспонденции в соответствии с утвержденной формой - Реестр передаваемой корреспонденции.
6. Готовит совещания и заседания, проводимые руководством (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
8. Организует обеспечение офиса и производственного участка Компании канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
9. Осуществляет первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку документов.
10. Осуществляет контроль за правильностью оформления дел в структурных подразделениях, организовывать экспертизу ценности документов с целью их отбора на хранение и уничтожение.
11. Ведет документооборот предприятия в 1С СЭД, издает производственные приказы по распоряжению руководства Компании, регистрирует, ведет их учет и хранение.
12. По требованию руководителя своевременна и качественно готовит документы, отчеты.
13. Оказывает содействие приглашенному специалисту в поиске и найме жилья в г. Щучинск.
14. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
15. Ведение архива Компании.