Офис менеджер+ассистент руководителя
Требуемый опыт работы: 1–3 года
Полная занятость, полный день
- Планирование рабочего дня руководителя.
- Координация и распределение звонков, поступающих на имя руководителя.
- Распределение корреспонденции, поступающей на имя руководителя.
- Организация приема посетителей.
- Ведение переписки руководителя.
- Организация поездок руководителя.
- Сопровождение в деловых поездках.
- Ведение протоколов совещаний, с участием руководителя.
- Обеспечение руководителя информационной базой для эффективности ведения бизнеса.
- Осуществление контроля за распоряжениями руководителя, переданными в ранге личных поручений.
- Осуществление личных поручений связанных с организацией эффективного и комфортного рабочего места руководителя.
- Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса, при необходимости переадресовывать на заинтересованных лиц.
- Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать), вести учет за движением корреспонденции между офисом в Актау, Уральске и Жанаозене;
- Администрирование Bitrix24: внесение, мониторинг, контроль и отчет задаx. Контроль за прохождением документов и их исполнением в т.ч на площадке Bitrix24.
- Формирование табеля выходов каждого сотрудника ежемесячно для передачи в бухгалтерию.
- Организация и ведение архива документов, в т.ч. электронного архива.
- Ведение реестра исходящих и входящих писем, договоров, доверенностей (Ведение электронной базы документов).
- Отвечать на телефонные звонки. Вести работу с офисным электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, макетов, писем). Ежедневная проверка электронной почты компании и распределение корреспонденции между сотрудниками компании.
- Подготовка, оформление и ознакомление персонала компании с организационно распорядительной документацией общего характера (общие приказы, распоряжения).
- Ознакомление персонала компании с вновь принятыми сотрудниками.
- Работа с почтовыми компаниями: отправка и получение почты. Отправка первичной бухгалтерской документации, документов о качестве, разрешительных документов контрагентам компании, поставщикам и заказчикам.
- Предоставление руководителю компании еженедельных отчетов о выполненных и не выполненных задачах. Подготовка ежемесячного отчета по каждому сотруднику офиса о результативности выполнении задач.
- Обновлять список телефонов, адресов и мобильных телефонов сотрудников.
- Удалять из служебных чатов и информационных систем уволившихся сотрудников.
- Коммуникация с компаниями, обеспечивающими информационную инфраструктуру: системные администраторы, провайдеры, телефонные и интернет-сети.
- Коммуникация с компаниями, обеспечивающими производственную инфраструктуру: электросети, отопление, водоснабжение, питьевой режим.
- Следить за порядком в офисе. Организовывать работу уборщицы.
- Осуществлять подготовку данных и документов для формирования бюджета расходов на административно-хозяйственные нужды.
- Осуществлять обеспечение офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями, водой, чаем, кофе, сахаром, моющими средствами (заказ, контроль доставки и составление финансовой отчетности).
- Обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
- Сканирование и отправка оригиналов первичных документов поставщиков по импорту (СМР, накладная).
- Соблюдает производственную дисциплину.
- Организация прохождения сотрудниками медицинских осмотров.
- Поиск, бронирование, выкуп билетов, гостиниц и трансфера для сотрудников.
- Организация и проведение тимбилдингов, корпоративных мероприятий, совещаний.
- Хранение Договоров, приказов, корреспонденции компании.
- Прием и отправка почтовых отправлений в том числе в иностранные государства.
- Предоставление подтверждающих документов бухгалтерии для совершения регулярных платежей компании (аренда офиса, аренда служебных квартир, вода, интернет, телефон, канцелярские товары, моющие средства, аутсорсинговые услуги и т.д.)
- Принятие и регистрация служебных записок и передача в работу сотрудникам
-
Требования:
- Основы делопроизводства.
- Работа в Excel, Word, Bitrix24, 1С.
- Знание делового казахского, русского языков и навыки подготовки документации на казахском и русском языках.
- Знание английского языка: деловая переписка и разговорный.
-Требования законодательства РК.
-Правила пользования оргтехникой и ПК.
-Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т.ч. телефонных) переговоров.
- Образцы, формы, шаблоны и стандарты документов, принятые в компании.
- Разновидности и структуру документов, методы, правила и особенности их составления, оформления.
-Навыки подготовки положения, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы, касающиеся деятельности Товарищества.
-Порядок систематизации и ведения документации, методы обработки и хранения корреспонденции.
- Организация командировок высшему руководству: организация логистики, гостиницы, перелетов, переездов.
-Организация встреч посетителей и гостей.
-Принципы организации снабжения офиса.
- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
-Правила внутреннего трудового распорядка.
- Структуру Товарищества, месторасположение структурных подразделений (адреса), должности и имена руководителей, ведущих специалистов компании.
-требования документации Системы Менеджмента и руководствоваться документацией ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, Кайдзен, АРІ Q1;
-
- 5/2 с 9-00 до 18-00
- Оформление по ТК РК
Задайте вопрос работодателю
Где располагается место работы?Какой график работы?Вакансия открыта?Какая оплата труда?Как с вами связаться?Другой вопрос
Вакансия опубликована 23 апреля 2024 в Актау