Офис-менеджер

Чем предстоит заниматься:

- Заниматься организацией комфортной среды и следить за чистотой и порядком в офисе, своевременный сбор заявок и закуп - воды, канцелярки, мебели;

- Заниматься системой мероприятий направленных на повышение уровня благополучия сотрудников в офисе и в удаленном формате (администрирование бара компенсаций и льгот, здоровые перекусы, фруктовые вторники, организация спортивных тренировок и пр. поручений руководства);

- Отвечать на любые поступающие вопросы и давать верную навигацию на пути решения этих проблем;

- Управлять и вести автоматизированную систему взаимодействия с персоналом (чат-боты, чаты, информирование, обновление информации в справочнике сотрудников, обновление информации на лэндинге);

- Обеспечивать онлайн-поддержку бизнеса: командировки и другие сервисы;

- Работать с документооборотом: правильность оформления, печать, сканирование, подпись у руководителей, сшивка, архивирование;

- Заниматься приемкой и обработкой входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

- Работать с курьерскими службами и Казпочтой - постоянное взаимодействие в личном кабинете и по телефону;

- Находить индивидуальный подход к каждому сотруднику компании и оперативно обрабатывать фидбэк;

- Ассистирование команде управления;

- Активное участие в организации корпоративных мероприятий;

- Координация групп в Slack;

- Регулярная отчетность по бюджетам на АХД

- Координация и организация поздравлений роботов с Днями Рождения;

- Доработка и описание процессов офис-менеджмента, регулярное обновление артефактов Базы знаний.

Что мы ждем от тебя:

- Опыт работы офис-менеджером или коммьюнити (офлайн) (nice2have);

- Быть в офисе с понедельника по пятницу с 10:00 до 19:00;

- Готовность работать с полной самоотдачей, максимально вкладываться в результат;

- Внимательность к деталям, креативность и системное мышление;

- Умение структурировать информацию, выделять главное;

- Развитые организаторские и коммуникационные навыки;

- Желание оказывать сотрудникам помощь и поддержку, брать на себя дополнительные обязанности для достижения общекомандного результата;

- Организовывать процесс взаимодействия комфортным для сотрудников образом. Регулярно запрашивать обратную связь, улучшать работу в соответствии с ней;

- Выстраивать контакт с различными типами собеседников. Не робеть перед высоким статусом собеседника;

- Проявлять инициативу и браться за дополнительные сложные задачи, доводить работу до финального результата;

- Постоянно находить наиболее эффективные способы выполнения своей работы;

- Заблаговременно говорить руководителю об ошибках/несовершенствах в работе с целью улучшения и предотвращения рисков.

Что готовы предлагать:

• Работа в сильной команде, где ценят инициативу, договорённости и честную обратную связь. Влиться и освоиться тебе поможет ментор. Позже ты тоже сможешь стать ментором для других;

• Развитие — наш пунктик: берёмся за сложные задачи, которые нас продвинут. Проводим школы и интенсивы, чтобы прокачаться. Зовём интересных гостей для развития кругозора. Пользуемся бесплатной электронной библиотекой;

• Всё по-честному: у нас белая зарплата и оформление в штат с первого дня, прозрачная система развития с персональным планом и баром компенсаций на выбор: ДМС, спорт, обучение;