Административный секретарь

• Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений;
• Регистрация входящей и исходящей информации;
• Встреча и учет посетителей;
• Учет и хранение, передача документов в подразделения;

• Английский / средний уровень

• Пунктуальность;
• Самостоятельность и ответственность;
• Гибкость мышления;

• Постоянно сохранять конфиденциальность на самом высоком уровне в отношении политики, правил, приказов, распоряжений и любой другой официальной информации компании.

• Постоянно сохранять конфиденциальность в отношении всех сотрудников, личной информации и информации, связанной с компанией.

• Постоянно сохранять конфиденциальность при передаче информации через Интернет или по электронной почте.

• Координация всех местных вопросов и административных действий для обеспечения их своевременного решения во всей компании.

• Своевременная координация и ведение электронной переписки в соответствии с указаниями, чтобы обеспечить соблюдение сроков и графиков обслуживания клиентов/ сотрудников на самом высоком уровне.

• Управление и поддержание коммуникаций в офисе для всего персонала, клиентов и поставщиков.

• Помощь с кадровыми процессами: формы заказов на различные изменения, включая изменения в графике работы, в соответствии с трудовым законодательством, актами, постановлениями и инструкциями в соответствии с приказом руководства

• Помощь в адаптации новых сотрудников, подрядчиков и посетителей к текущим требованиям РК.

• Поддерживать систему регистрации таким образом, чтобы все обрабатываемые документы размещались в соответствующих файлах в порядке их актуализации. Следить за тем, чтобы файлы хранились в картотечных шкафах и доступ к ним был ограничен только уполномоченным персоналом.

• Организовывать предварительные и ежегодные медицинские осмотры сотрудников и поддерживать актуальность медицинской карты.

• Организовывать  делопроизводство в офисе, прием входящих документов и управление исходящими документами 

• Организовывать обеспечение офисными принадлежностями, расходными материалами и другими товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. 

• Контроль чистоты в офисе

• Организовывать корпоративные мероприятия, когда это необходимо

• Организовывать доставку документов курьерскими службами или водителем компании

• Организовывать трансфер сотрудников на такси

• Ежеквартально проводить инвентаризацию складских запасов в Атырау и составлять акты списания и счета-фактуры 

• При необходимости искать поставщиков

• Передавать на утверждение руководству счета-фактуры, предоставление резервных копий счетов-фактур 

• Заполнять, выдавать и принимать проездные документы (путевые листы), контролировать техосмотр транспортных средств, контролировать подачу топлива

• При необходимости оказывать поддержку координатору по производству. 

• Взаимодействие с поставщиком услуг по вопросам технического обслуживания и ремонта офисной техники 

• Проверка и мониторинг правильной работы офисной техники 

• Ведение страницы компании в Instagram и работа над ее развитием

• Выполнение других обязанностей, соответствующих занимаемой должности, по указанию руководства.

• Участвовать во всех программах обеспечения безопасности компании и клиентов.

• Выполнять безопасную работу в соответствии с перечисленными ниже обязанностями в области HSEQ.