Офис-менеджер

Офис-менеджер отвечает за успешное функционирование офиса. Зона его ответственности — офисное помещение и все, что в нем находится: мебель, техника, канцтовары. Офис-менеджер должен знать основы делопроизводства, и основы кадрового делопроизводства.

Обязанности:

- Осуществлять прием документов и личных заявлений на подпись директора Компании;

- Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов; организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам; работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение документов;

- По поручению директора подготавливать проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

- Прием телефонных звонков и фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения.

- Встречать посетителей и гостей Компании.

- Обеспечивать и поддерживать жизнедеятельность офиса: заказывать воду, канцелярию, хоз товары по мере необходимости.

- Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения директора Компании, использовать все рабочее время для производительного труда;

- Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

- Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

- Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

- Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

- Заполнять табель учета рабочего времени и контролировать работу обслуживающего персонала (охрана, техничка).

Офис-менеджер должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

- основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

- принципы построения организационной структуры офиса;

- основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

- порядок ведения деловой документации;

- порядок заключения договоров;

- правила пользования оргтехникой;

- основы экономики, организации труда и управления;

- основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL и пр.;

- все бизнес-процессы, проходящие в организации.

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Условия:

График работы пн-пт с 9.00 до 18.00

Официальное трудоустройство по ТК РК;

Испытательный срок 1 месяц. Официальное оформление по истечению испытательного срока;

Стабильная выплата ЗП;

Стабильно развивающая компания, дружный коллектив, благоприятные условия для работы;

Станция метро Б.Момышулы выход 5, прямо рядом с офисом.