Офис-менеджер

1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
4. Ведение электронной базы документов.
5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
7. Участие в описи документов.
8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.

19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на казахский язык

Требования:

• Среднее, высшее образование;
• опыт работы приветствуется;
• знание процесса документооборота в организации;
• знание норм и законов, затрагивающих сферу профессиональной деятельности организации;
• знание должностной структуры организации и её основной кадровый состав;
• знание системы электронных баз документов организации;
• знание правил оформления соответствующей документации;
• требования к хранению документов и их сохранности;
• нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
• знание правил грамматики и орфографии;
• принципы делового общения;
• знание правил архивирования документации;
• нормы ведения деловой переписки;
• правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.

Условия:

• рабочий график с 9:00 до 18:00, перерыв на обед с 12:00 до 13:00.
• официальное трудоустройство
• корпоративная мобильная связь
• молодой, дружный коллектив.