Специалист канцелярии

• 1) нормативные правовые акты по направлению деятельности, в том числе в сфере телерадиовещания, телекоммуникаций информационных технологий; 2) политику и цели Общества; 3) документы системы менеджмента качества (далее - СМК), касающиеся деятельности Общества; 4) основные направления деятельности блоков Общества, организационную структуру Общества и ЦА; 5) электронный документооборот в Lotus Note;

• Казахский / высокий уровень
• Русский / высокий уровень

• Самостоятельность и ответственность;
• Умение работать в команде;

1) прием входящей корреспонденции, бандеролей и посылок, доставляемых курьерами и через почтовую связь;

2) прием и регистрация входящей корреспонденции, поступившей из центральных государственных органов РК, сторонних организаций и обращений физических и юридических лиц (в т.ч. факсов) в журнале регистрации документов с пометкой «Для служебного пользования» и в системе ЭДО;

3) своевременная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация исходящей корреспонденции в ЭДО, направляемой в центральные государственные органы, сторонние организации;

4) осуществление контроля над правильностью оформления исходящей корреспонденции:

наличие заголовка к тексту;

наличие отметки об исполнителе (Ф.И.О, контактные данные);

наличие ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа (при наличии);

наличие указанных в документе приложений;

согласование с соответствующими руководителями структурных подразделений;

соблюдение орфографических норм;

5) оформление регистрационной карточки исходящего документа;

6) своевременная сортировка, предварительное рассмотрение, регистрация в журнале входящей корреспонденции и своевременная передача документов в структурные подразделения Общества;

7) обеспечение мониторинга журналов структурных подразделений по входящей корреспонденции на ежедневной основе;

8) обеспечение своевременного пополнения и размещения в базе данных «Справочник» новых корреспондентов;

9) формирование папок в соответствии с Номенклатурой дел Канцелярии;

10) подготовка и сдача в архив документов в соответствии с Номенклатурой дел Канцелярии;

11) взаимодействие с филиалами Общества и выработка предложений по вопросам, касающимся документирования и делопроизводства;

12) обеспечение учета и подготовка анализа использования фирменных бланков  строгой отчетности