Секретарь

• Казахский / средний уровень
• Русский / средний уровень

• Ответственность;
• Стрессоустойчивость;
• Умение быстро принимать решения;
• Умение работать в команде;
• Доброжелательность;

3. Обязанности

3.1.Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности руководителя организации.

3.2.Своевременно принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением делопроизводителю для регистрации и передачи конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3.Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4.Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

3.5.Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6.Ведет контроль за своевременным предоставлением с других организации ответов на телефонограммы и письма, с находящихся на контроле вопросами.

3.7.Следит за своевременным рассмотрением и представлением конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

3.8.Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и тому подобнее), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи, планируемых совещаниях.

3.9.По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

3.10.Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

3.11.Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.  Оказывает помощь руководителю в планировании рабочего времени (совещания, прием посетителей и т.д.).

3.12.Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3.13.Организует прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.14.Производит регистрацию в журнале сведении по выдаче справок, выданных гражданам по административным и хозяйственным вопросам.

3.15.Ведет в журнале регистрацию всех исходящих междугородних телефонных звонков.

3.16.Составление и оформление поздравительных текстов (грамоты, открытки и т.д.).

3.17.Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

3.18.Работа с государственными информационными системами (далее ГИС): Интранет-портал государственных органов РК (по мере введения системы общего для приемной), АИС «Планирование и управление деятельностью акимата», 

3.19.Соблюдение внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и норм по охране труда.

3.20.Исполнение распоряжении и поручении акима поселка, не противоречащих законодательству РК.      

• Компьютерная обработка информации;
• Прием и распределение входящих звонков;
• Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений;
• Ведение делопроизводства;
• Встреча и учет посетителей;
• Учет и хранение, передача документов в подразделения;