Офис-менеджер

​​​​​​​1. Обеспечивает прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм;
2. Осуществляет копировально-множительные работы, сканирование документов;
3. Координирует график использования конференц-зала работниками Товарищества;
4. Организует:
a. — встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, включая предложение чая, кофе, воды;
b. — прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
5. Обеспечивает ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов;
6. Вызов/заказ такси для работников и гостей. Подготовка соответствующей документации для бухгалтерии;
7. Осуществляет перевод административных документов на государственный, русский, английский языки;
8. Контролирует наличие офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы, без выезда за пределы офиса;
9. Обеспечивает поддержание чистоты и порядка в офисе;
10. Выполняет отдельные поручения Генерального директора/ управляющего руководителя;
11. Осуществляет запись и регистрацию на официальные мероприятия (сессии, форумы и конференции);
12. Контактирует с техническим персоналом по обслуживанию помещений.
13. Организует бесперебойную работу офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
14. Обеспечивает работников офиса визитными карточками и прочей полиграфической продукцией.
15. Обеспечивает работу связи (Интернет, телефонную м сотовую связь).
16. Организовывает командировки сотрудников (заказ авиа- и железнодорожных билетов, оформление виз, бронирование гостиниц, подготовка служебных записок, учет командировок сотрудников, подготавливает соответствующую документацию для бухгалтерии).

• Коммуникабельность
• Организаторские способности
• Гибкость
• Тактичность
• Пунктуальность